Eröffnet wurde die Veranstaltung durch unseren Geschäftsführer Christian Hochwarth, der den Teilnehmern zunächst die Frage nach ihrer ganz eigenen Definition von Digitalisierung stellte. Papierloses Büro, Mixed Reality und Prozessoptimierung waren nur einige der Antworten, durch die schnell deutlich wurde, wie weit die Vorstellungen zum Thema Digitalisierung doch auseinandergehen.
CAS genesisWorld – Erfahrungen aus erster Hand
„Für jeden bedeutet Digitalisierung etwas anderes. Deshalb ist es wichtig, an konkreten Praxisbeispielen zu zeigen, was möglich ist“ – mit diesen Worten übergab Christian Hochwarth das Mikrofon an Dietmar Pfähler, den 1. Vorsitzenden von Anpfiff ins Leben. Der Verein aus Walldorf fördert Jugendliche in den Bereichen Sport, Schule, Beruf und Soziales und unterstützt Menschen mit Handicap bei der Rückkehr in ein selbstständiges Leben. „Unser Ziel ist es, die Kinder und Jugendlichen so zu fördern, dass sie anständige und höfliche Erwachsene werden“, erklärte Herr Pfähler.
Er selbst übernahm 2015 die Führung des Vereins und damit auch die Organisation der Jugendförderung. Neben den allgemeinen Kontaktdaten legen er und seine KollegInnen auch Daten für die sportliche und schulische Förderung der Kinder und Jugendlichen ab – natürlich streng konform nach den Richtlinien der neuen Datenschutzgrundverordnung (kurz: DSGVO). In den letzten Jahren kamen durch die steigende Anzahl geförderter Kinder und Jugendlicher jede Menge Informationen zusammen, die lange Zeit in Papierform verwaltet wurden. Änderungen wie beispielsweise ein Vereinswechsel wurden zum Teil handschriftlich ergänzt, sodass man sich nie sicher war, ob die Daten nun aktuell oder bereits veraltet sind.
„Wir müssen ganz vorsichtig alle Daten pflegen und so vernetzen, dass wir alles wiederfinden“, erklärte Herr Pfähler. Da dies mit der bisherigen Lösung auf lange Sicht unmöglich war, kam er schließlich mit dem Wunsch nach einer redaktionellen Datenbank zur vereinfachten Organisation der Jugendförderung auf uns zu. Nach einer kurzen Vorstellung des CRM-Systems CAS genesisWorld war für Herrn Pfähler klar: „Das machen wir.“ So konnten wir ihn vor allem mit der flexiblen Anpassbarkeit des Systems auf spezielle Bedürfnisse überzeugen: „Wir können fast alles selbst machen und brauchen keinen eigenen IT’ler im Haus“, ergänzte Herr Pfähler.
Inzwischen arbeiten bei Anpfiff ins Leben ca. 50 Mitarbeiter mit CAS genesisWorld und die Prozesse wurden deutlich vereinfacht. Durch die einfache Bedienung und benutzerfreundliche Oberfläche war kaum Überzeugungsarbeit nötig, die Mitarbeiter kommen sogar selbst mit neuen Ideen und Vorschlägen zur Erweiterung der Software um die Ecke. So sind für die Zukunft bereits neue Funktionen wie ein Raumbelegungsplan und die Fuhrparkverwaltung über CAS genesisWorld geplant.
„CAS gibt uns die Freiheit und Zeit, um uns endlich wieder mehr um die Kinder zu kümmern“, erklärte Herr Pfähler und wir sind stolz darauf, das Team von Anpfiff ins Leben dabei unterstützen zu können. Zum Abschluss seines Vortrags riet er den restlichen Teilnehmern nicht die Software an sich in den Fokus zu stellen, sondern die Menschen, die damit tagtäglich arbeiten. Sein Fazit: „Wenn alles gut vorbereitet ist und gut läuft, dann haben alle Freude dran und da trägt die Digitalisierung einen großen Teil dazu bei.“
WTF is PIM? – Dateiverwaltung mit Pimcore
Nach einer kurzen Kaffeepause ging es mit Holger Baschleben weiter, der seit 2001 im Marketing für das Technik Museum Sinsheim tätig ist. „Damals gab es das Internet zwar schon, allerdings hatte man kaum Erfahrung damit“, erzählte Herr Baschleben. Inzwischen betreut er gemeinsam mit seinem Team neben den beiden Museums-Webseiten auch die Webseiten der Hotels in Sinsheim und Speyer, den Onlineshop, die Seite zum Brazzeltag, das Medienportal sowie den Museums-Blog – das macht unterm Strich ca. 1.000 Einzelseiten, die zum Teil auch in Fremdsprachen mit Texten und Bildern befüllt werden müssen. Das gleiche gilt natürlich auch für Social-Media-Kanäle wie Facebook, Instagram und Co.
Insbesondere bei alljährlichen Events wie dem Brazzeltag oder dem US-Car-Treffen werden eine Menge Bilder gemacht, die im Nachgang allesamt verwaltet werden müssen. Aufgrund der ursprünglichen Vereinsstruktur gab es in den letzten 35 Jahren jedoch nie eine zentrale Bildverwaltung, sondern lediglich einen Schrank voller Dias, CD-ROMS und USB-Sticks. „Wenn zum Beispiel die BILD-Zeitung Fotos vom Tupolev-Transport angefragt hat, dann musste ich immer erst schauen, wo genau die überall abgelegt waren und in welcher Qualität“, erzählte Herr Baschleben. Früher hat er solche Anfragen selbst bearbeitet, heute gehören jedoch auch ein Fotograf, ein Grafiker, eine Kollegin für Social Media sowie eine weitere Kollegin im Museum in Speyer zu seinem Team, die allesamt auf die Bilder zugreifen müssen.
Auf Flickr hat er daher einen Fotostream mit über 25.000 Bildern eingerichtet, die wiederum miteinander verschlagwortet wurden. Da die Dateien jedoch immer größer werden und auf Flickr zudem nicht alle Dateiformate erlaubt sind, kam die Zwischenlösung schnell an ihre Grenzen. „Als es dann um den Relaunch der Museums-Webseiten ging, war klar, dass eine zentrale Bildverwaltung her muss“, so Herr Baschleben weiter.
Schon kurze Zeit später war unser Geschäftsführer Sebastian Müller mit einigen Kollegen vor Ort, um gemeinsam mit dem Team des Technik Museums die Anforderungen an die Bildverwaltung zu definieren. „Bei Hochwarth wird immer kritisch hinterfragt, deshalb gab es mehrere Vorschläge, bis wir uns schließlich für Pimcore entschieden haben“, so Herr Baschleben weiter. Pimcore ist eine Open-Source-Lösung für das Digital-Asset-Management (DAM), welche wir um einige Sonderfunktionen ergänzt haben.
So wurde eigens für das Technik Museum eine Dublettenprüfung programmiert, durch die eine Doppelung der Bilder vermieden werden soll. Bereits beim Upload werden ähnliche Bilder über einen bestimmten Hash-Wert als Dubletten gekennzeichnet. Die Mitarbeiter aus dem Marketing können anschließend selbst entscheiden, welches der Bilder sie ablegen bzw. zur Verwendung freigeben möchten. Außerdem können die Bilder schnell und einfach durch Zusatzinformationen angereichert und verschlagwortet werden.
3D-Regalplaner für eine virtuelle Verkaufswelt
Den Abschluss unserer Vortragsreihe bildete Stefanie Roth, Managerin für Customer Solutions bei der BTI Befestigungstechnik GmbH & Co. KG. Als einer der führenden Direktvertreiber im Bauhandwerk mit Hauptsitz in Ingelfingen beliefert die Tochterfirma der Unternehmensgruppe Berner ihre Kunden nicht nur mit über 100.000 Artikeln aus dem Bereich der Befestigungstechnik. Die rund 400 Fachberater bestücken darüber hinaus jährlich rund 1.000 Lagerräume mit Regalen zur Aufbewahrung von Dübeln, Schrauben, Nieten, Werkzeug und mehr.
Die Planung dieser Regale erfolgte bisher entweder mit Stift und Papier oder mithilfe einer Excel-Tabelle, was nicht nur zeitaufwendig, sondern auch sehr fehleranfällig war: „Das wurde vor allem dann zum Problem, wenn sich beispielsweise die Anzahl der Verpackungseinheiten auf einem Regalboden nachträglich geändert hat. Zwei hätten gepasst, drei nicht mehr und schon war nicht genügend Platz für alles“, erklärte Frau Roth.
So war es auch bei BTI Zeit für eine moderne und vor allem wettbewerbsfähige Lösung: „Wir brauchten ein Online-Tool, mit dem wir die Lagerräume in 3D und maßstabsgetreu für den Kunden planen können“, erzählte Frau Roth, „und weil uns das hohe Servicelevel der Hochwarth IT schon in früheren Projekten überzeugt hat, kam für uns kein anderer Dienstleister für das Projekt in Frage.“
Wie bei jedem Projekt wurden auch hier gemeinsam die Anforderungen definiert: Die einzelnen Regalkomponenten können nun per Drag-and-Drop platziert werden, anschließend steht dem Fachberater die komplette Stückliste für das geplante Regal als Download zu Verfügung. „Über eine Verknüpfung zu unserem Onlineshop kann der Kunde die Komponenten übrigens auch gleich bestellen“, so Frau Roth weiter.
Die Einführung des 3D-Planers erfolgte in mehreren Schritten: Bereits in der Pilotphase wurde deutlich, dass dieser nahezu selbsterklärend ist und unabhängig vom Alter bzw. Digitalisierungsgrad des Fachberaters verwendet werden kann. Es folgten einige Anpassungen und Optimierungen, bis der Regalplaner schließlich am Kickoff offiziell vorgestellt werden konnte. Anschließend folgte eine Schritt-für-Schritt-Anleitung bzw. Schulungstour für alle Fachberater.
Inzwischen kommt der 3D-Planer nicht mehr nur zur individuellen Regalplanung beim Kunden vor Ort zum Einsatz, auf Messen oder Events kann man diesen mithilfe einer VR-Brille sogar selbst begehen: „Das ist jedes Mal ein Highlight für die Kunden, wenn sie auf einmal live in ihrem eigenen Lager stehen“, so Frau Roth.
Wir hoffen, dass wir Ihnen mit unserer Veranstaltung einen kleinen Einblick in die Möglichkeiten geben konnten, die sich Ihrem Unternehmen mit der Digitalisierung bieten. Herzlichen Dank an unsere Speaker Dietmar Pfähler, Holger Baschleben und Stefanie Roth sowie alle, die dabei waren!
