Der Kunde
Der Bundesverband Deutscher Gewichtheber e.V. (BVDG) wurde 1969 gegründet und umfasst mittlerweile mehr als 20.000 Mitglieder in 193 Vereinen. Seinen Sitz hat der Bundesverband in Leimen, wo sich außerdem das Bundesleistungszentrum für Gewichtheben befindet. Unter dem Dach des BVDG werden die 1. und 2. Bundesliga im Gewichtheben sowie die deutschen Meisterschaften der Männer, Frauen, Junioren und der Jugend ausgetragen.
Das Problem
Laut Sportordnung des BVDG sind zur Teilnahme an den Wettkämpfen nur Athleten berechtigt, die im Besitz eines Startbuchs bzw. Startrechts sind, was auch für Wettkämpfe auf Landesebene gilt. Für Einzel- und Ligen- bzw. Rundenwettkämpfe besteht ein getrenntes Startrecht. Sobald ein Athlet für einen Verein in einem Einzel- und für einen anderen in einem Mannschaftswettkampf startet, müssen ihm zwei Startbücher ausgestellt werden, was ausschließlich der Geschäftsstelle des Bundesverbands obliegt.
Bisher wurden Startbücher und Vereinswechsel über einen Papierantrag per Post oder Fax beim BVDG beantragt. Diese Vorgehensweise hatte sich zwar über Jahrzehnte bewährt, im Zuge der Digitalisierung wurde der Wunsch nach einer vereinfachten Antragsverwaltung jedoch immer größer.
Die Lösung
Für das Team des BVDG war es im Vorfeld besonders wichtig, sämtliche Daten zentral speichern und verwalten zu können sowie eine Vielzahl an Arbeitsschritten zu automatisieren, weshalb wir uns schließlich für die Einrichtung des CRM-Systems CAS genesisWorld entschieden haben. Bereits das Basissystem ermöglicht dem Team eine 360°-Ansicht aller Athleten. Und auch die Kommunikation mit untergeordneten Verbänden und Vereinen konnte durch die facettenreichen Funktionen von CAS genesisWorld vereinfacht werden.
Die Daten bezieht das CRM-System aus dem von uns angebundenen Onlineportal: Hier haben Vereine und Verbände die Möglichkeit neben den Stammdaten des Vereins auch die Daten zu einzelnen Athleten zu erfassen und im Nachgang zu bearbeiten, um sie aktuell zu halten.
Das Herzstück des Onlineportals bildet jedoch die Startrechtverwaltung: Neue Startrechte für Athleten werden ab sofort online beantragt und benötigte Dokumente direkt im Portal hochgeladen. Sobald die Anträge genehmigt wurden, werden sie automatisch an die Geschäftsstelle des BVDG weitergeleitet. Diese druckt schließlich direkt aus CAS genesisWorld das Startbuchetikett und versendet es an den jeweiligen Verein. Auch die Beantragung bzw. Bestätigung eines Vereinswechsels erfolgt ab sofort über das Onlineportal. Über den Regel- und Aktionsdienst von CAS genesisWorld erhält die Geschäftsstelle des BVDG Benachrichtigungen zu den einzelnen Arbeitsschritten und behält so den Überblick.
Die Funktionen des Onlineportals sind bisher noch auf das Nötigste beschränkt, um den Vereinen und Verbänden nach der Umstellung auf den Onlineantrag eine unkomplizierte Datenpflege zu ermöglichen. Durch die Anbindung an CAS genesisWorld kann das Team des BVDG jedoch schon jetzt Auswertungen durchführen, darunter die Jahresstatistik sowie Statistiken über die Anzahl von Vereinswechslern, gültigen Startberechtigungen etc.
Der Vorteil von CAS genesisWorld: Das System kann auf wachsende Anforderungen optimiert und erweitert werden, was dem BVDG beste Voraussetzungen für ein zukunftsorientiertes Arbeiten bietet.
